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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO GABINETE DO MINISTRO

PORTARIA Nº 1.042, DE 4 DE NOVEMBRO DE 2015

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

GABINETE DO MINISTRO

DOU de 05/11/2015 (nº 211, Seção 1, pág. 21)

Dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação.

O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, Interino, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, e considerando suas atribuições regimentais dispostas no Decreto nº 7.690, de 2 de março de 2012, resolve:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - Fica instituído o Sistema Eletrônico de Informações no âmbito do Ministério da Educação - SEI-MEC, como sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos.

Art. 2º - As autarquias, fundações e empresas públicas vinculadas a este Ministério deverão engendrar esforços no sentido de implementar o SEI-MEC no prazo de cento e vinte dias, contados a partir da data de publicação desta Portaria, por ser uma medida de eficiência e economicidade no uso dos recursos públicos.

Parágrafo único - As demais entidades e órgãos vinculados ao MEC deverão, no prazo de sessenta dias, apresentar proposta de cronograma de implementação do uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo, conforme preconiza o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

Art. 3º - A implantação do SEI-MEC atenderá às diretrizes e aos objetivos seguintes:

I - assegurar eficiência, eficácia e efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II - promover, com segurança, transparência e economicidade, a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos;

III - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de processos;

IV - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação;

V - facilitar o acesso às informações e às instâncias administrativas; e

VI - propiciar a satisfação do público usuário.

Art. 4º - Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:

I - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos com sua assinatura de uso pessoal e intransferível, que se dará de duas formas:

a) assinatura digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; e

b) assinatura cadastrada: baseada em prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha.

II - credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário para a utilização do SEI-MEC;

III - digitalização: processo de conversão de documento em meio físico para o formato digital, por intermédio de dispositivo apropriado;

IV - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

V - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional;

VI - documento eletrônico: gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos;

VII - documento nato-digital: documento digital criado originalmente em meio eletrônico;

VIII - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

IX - NUP: Número Único de Protocolo;

X - processo eletrônico ou digital: conjunto de documentos digitais e nato-digitais oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa;

XI - suporte: material no qual são registradas as informações;

XII - suporte físico: material no qual são registradas as informações e que não necessitam de equipamentos eletrônicos para sua leitura;

XIII - usuário interno: servidor, autoridade, ou colaborador do MEC credenciado que tenha acesso ao SEI-MEC; e

XIV - usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI-MEC e que não seja caracterizada como usuário interno.

CAPÍTULO II

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I

Dos Documentos e Atos Processuais

Art. 5º - Todo documento produzido no âmbito do MEC, a partir de 3 de novembro de 2015, deverá ser editado, assinado, tramitado e arquivado digitalmente por meio do SEI-MEC.

Art. 6º - Todo documento recebido em suporte físico, no âmbito do MEC, deverá ser digitalizado, conferido, indexado, tramitado e arquivado por meio do SEI-MEC pelas unidades administrativas competentes.

§ 1º - Ao inserir um documento externo no SEI-MEC, o campo Tipo de Conferência deverá ser preenchido, registrando se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente por servidor ou cópia simples.

§ 2º - Os documentos digitais resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente.

§ 3º - Os documentos digitais resultantes da digitalização de cópias de documentos são considerados cópias simples.

§ 4º - Os documentos em suporte físico recebidos, originais ou cópias autenticadas em cartório, devem ser mantidos sob guarda da unidade administrativa que os receber, nos termos da tabela de temporalidade e destinação, apondo o NUP do processo e número gerado pelo SEI-MEC na parte superior direita do documento a ser arquivado.

§ 5º - Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurado incidente para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Art. 7º - É ônus do administrado conservar os documentos físicos originais, objetos da digitalização, que estiverem em seu poder, até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo.

Art. 8º - O MEC poderá exigir, a seu critério, no curso processual, a exibição do original do documento enviado eletronicamente ou digitalizado pelo administrado, no âmbito dos órgãos ou entidades.

Art. 9º - Nos processos eletrônicos ou digitais, todos os atos processuais deverão ser realizados por meio do SEI-MEC e assinados eletronicamente.

§ 1º - O uso de assinatura digital é obrigatório para atos de conteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria e integridade em ambiente externo, adotando-se, nos demais casos, a modalidade de assinatura cadastrada, ressalvado o disposto em normas que disciplinem procedimentos eletrônicos específicos no âmbito do MEC.

§ 2º - A utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.

Art. 10 - Os documentos produzidos digitalmente e juntados aos processos eletrônicos com garantia de sua origem e de seu signatário serão considerados originais, para todos os efeitos legais.

Seção II

Do Procedimento

Art. 11 - O processo eletrônico inicia-se com a autuação, por um usuário interno ou externo, de um documento produzido eletronicamente ou digitalizado.

Parágrafo único - Os atos gerados no SEI-MEC serão registrados com a identificação do usuário, data e hora de sua realização.

Art. 12 - O envio de requerimentos e recursos, bem como a prática de atos processuais em geral, por meio eletrônico, serão admitidos, para usuários externos, mediante uso de assinatura eletrônica e certificados digitais.

Art. 13 - As comunicações internas sobre os processos em tramitação no MEC serão feitas exclusivamente por meio eletrônico.

Parágrafo único - As comunicações realizadas na forma prevista no caput serão consideradas recebidas, para todos os efeitos, nos procedimentos em trâmite no MEC.

Art. 14 - As comunicações de atos processuais destinadas aos não cadastrados no SEI-MEC serão impressas e encaminhadas ao destinatário.

Art. 15 - Os processos em meio físico, cuja inclusão no SEI-MEC seja necessária para a sua tramitação e análise, deverão ser digitalizados e registrados pelas unidades administrativas que detêm a sua carga, mantendo o NUP.

§ 1º - A digitalização deverá ser realizada, obrigatoriamente, mediante a utilização da funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR nos escâneres.

§ 2º - Todos os processos a serem digitalizados deverão, obrigatoriamente, passar por um processo de análise rigorosa de sua estrutura física, de seu estado de conservação, bem como pela retirada de sujidades e objetos como clipes, grampos, fitas adesivas e assemelhados.

§ 3º - Os processos tratados no caput receberão, obrigatoriamente, um Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico, o qual será aberto e assinado eletronicamente no SEI-MEC, e deverá constar como primeiro documento do processo eletrônico e último documento do processo em papel, de acordo com modelo disponível no SEI-MEC.

§ 4º - Após esse procedimento, a tramitação e a juntada de novos documentos dar-se-ão exclusivamente pelo SEI-MEC. O processo físico deverá ser encaminhado ao Arquivo Central para cumprimento da Legislação Arquivística.

Art. 16 - Caso seja necessário fazer a impressão do processo, esse deverá ser autuado na forma da legislação em vigor, antes de sua expedição ou arquivamento.

Art. 17 - O processo eletrônico estará disponível para vista dos autos ou consulta pelos usuários credenciados.

Parágrafo único - O acesso será limitado aos usuários previamente autorizados, nos casos de garantia legal do sigilo, e com restrição à consulta pública.

Seção III

Dos Documentos Sigilosos

Art. 18 - Documentos sigilosos ou com restrição de acesso gerados no SEI-MEC deverão ter grau de sensibilidade informado no ato de criação, bem como terão de ser atribuídos imediatamente a servidor que tenha prerrogativa legal para a posse da informação classificada nos termos que dispõe a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e demais normas vigentes.

Parágrafo único - A solicitação de classificação de sigilo e de restrição de acesso para os documentos produzidos e recebidos pelo MEC deverá ser encaminhada à autoridade competente.

Art. 19 - A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso a documento sigiloso ou com restrição de acesso é da autoridade que o classificar.

Art. 20 - O detentor de credencial de acesso a documentos sigilosos ou com restrição de acesso, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada deverá realizar a transferência de credencial dos referidos documentos para seu sucessor.

Seção IV

Dos Prazos

Art. 21 - O registro dos documentos no SEI-MEC deverá ocorrer no prazo máximo de vinte e quatro horas, a contar de seu recebimento, salvo quando esse ocorrer às sextas-feiras, vésperas de feriados ou pontos facultativos.

Parágrafo único - O registro de que trata o caput deverá ser feito no SEI-MEC considerando a data e hora do seu recebimento.

Art. 22 - Os atos processuais em meio eletrônico serão considerados realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou da entidade, o qual deverá fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.

§ 1º - Quando o ato processual tiver de ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º - Na hipótese prevista no § 1º, se o sistema informatizado de gestão de processo administrativo eletrônico do órgão ou entidade se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES

Art. 23 - Às unidades organizacionais do MEC compete:

I - cooperar com o aperfeiçoamento da gestão de documentos;

II - produzir documentos de sua unidade no SEI-MEC;

III - tramitar e receber os documentos e processos por meio do SEI-MEC;

IV - solicitar ao administrador acesso compatível com as atribuições do usuário, conforme a necessidade de sua unidade; e

V - indicar servidor para atuar como multiplicador do SEI-MEC.

Art. 24 - São obrigações de todo usuário do SEI-MEC:

I - registrar todos os documentos produzidos ou recebidos no âmbito de suas atividades;

II - zelar pela correta utilização do SEI-MEC, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

III - encerrar a sessão de uso do SEI-MEC sempre que se ausentar do computador, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; e

IV - responder pelas consequências de ações ou omissões que ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações em que esteja habilitado.

Art. 25 - São de exclusiva responsabilidade do usuário:

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo cabível, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a veracidade dos dados informados;

III - a edição dos documentos enviados em conformidade com as especificações técnicas estabelecidas pelo MEC, no que se refere à formatação e ao tamanho do arquivo;

IV - a consulta periódica ao endereço eletrônico cadastrado e ao SEI-MEC, a fim de verificar o recebimento de comunicações relativas aos atos processuais;

V - a atualização de seus dados cadastrais no SEI-MEC; e

VI - o acompanhamento da divulgação dos períodos em que o SEI-MEC não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço.

Parágrafo único - A não obtenção de acesso ou credenciamento no SEI-MEC, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do SEI-MEC, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

CAPÍTULO IV

DO ACESSO E CREDENCIAMENTO

Art. 26 - Os usuários internos poderão cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos, conforme seu perfil de acesso no SEI-MEC.

Parágrafo único - Os perfis de acesso e suas funcionalidades serão atribuídos pela autoridade competente no âmbito de sua unidade de atuação.

Art. 27 - Para a realização do credenciamento de acesso, o usuário externo deverá solicitar autorização à unidade responsável, apresentando os seguintes documentos:

I - no caso de credenciamento de pessoa física:

a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física - CPF; e

b) comprovante de endereço.

II - no caso de credenciamento de pessoa jurídica:

a) documento de identidade e CPF do representante legal;

b) ato constitutivo e suas alterações, devidamente registrado;

c) ato de nomeação ou eleição de dirigentes, devidamente registrado; e

d) Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ.

§ 1º - O MEC poderá solicitar documentação complementar para efetivação do cadastro.

§ 2º - O resultado da análise da documentação será informado ao usuário por mensagem eletrônica.

Art. 28 - O credenciamento está condicionado à aceitação das condições regulamentares vigentes que disciplinam o processo eletrônico.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 29 - A partir de 3 de novembro de 2015, as unidades administrativas do MEC deverão efetuar:

I - a autuação de novos processos, exclusivamente em meio eletrônico; e

II - a digitalização de processos antigos no momento da primeira movimentação realizada após a implementação do SEI-MEC.

Art. 30 - Os documentos gerados no SEI-MEC serão automaticamente numerados por unidade.

Art. 31 - Os documentos gerados no SEI-MEC, no ano de 2015, serão numerados a partir de 50.000, a fim de garantir que as sequências numéricas não se sobreponham às dos documentos gerados em suporte físico.

Art. 32 - O Sistema de Informações de Documentos - SIDOC permanecerá com a função de trâmite ativa entre as unidades administrativas apenas para arquivamento ou desarquivamento dos processos em meio físico, inclusive daqueles que foram digitalizados no SEI-MEC.

§ 1º - Fica vedado o uso do SIDOC para registro de novos processos.

§ 2º - Quando a utilização do SIDOC for imprescindível, a Coordenação de Documentação e Gestão de Processos - CDGP deverá ser comunicada para adequação de cadastramento do processo e respectiva tramitação. As unidades administrativas deverão comprometer- se a sanar a restrição que inviabiliza o uso temporário do SEI-MEC, bem como dar prosseguimento, conforme o art. 15, tão logo seja possível.

Art. 33 - Os procedimentos de preservação dos documentos digitais gerados no SEI-MEC serão de responsabilidade da Diretoria de Tecnologia da Informação - DTI, obedecendo à legislação arquivística em vigor.

Art. 34 - A Secretaria-Executiva do MEC poderá expedir instruções complementares ao disposto nesta Portaria.

Art. 35 - Fica revogada a Portaria MEC nº 1.042, de 17 de agosto de 2012.

Art. 36 - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

LUIZ CLÁUDIO COSTA

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